#

MTB Adventure Booking Policy #

Mountain Bike Colombia #

MTB Adventure Booking Policy, 
Updated September 13, 2025

At Mountain Bike Colombia, we are honored to share the thrill and challenge of wilderness mountain biking with our guests. Please read this policy carefully before booking. By reserving an adventure, you fully accept and agree to these terms.

Assumption of All Risks, Release of Liability, and Hold Harmless Agreement #

Acknowledgment and Acceptance of Risks #

By signing up and joining any Mountain Bike Colombia adventure, I acknowledge that I am voluntarily participating in a potentially dangerous mountain biking activity in remote and rugged regions of Colombia. I understand that mountain biking, travel in developing regions, and associated activities—including transport by buses, boats, and planes—carry inherent risks that may result in personal injury, illness, property damage, or even death.

I further understand that qualified medical care may be hours or even days away, and in remote regions such as the Amazon, evacuation may be delayed or unavailable. While Mountain Bike Colombia guides are trained in basic first aid, they are not medical professionals, and timely emergency treatment cannot be guaranteed.

Risks Specific to Colombia #

I acknowledge the unique risks associated with travel in Colombia, including but not limited to:

• Unpredictable terrain with steep descents, loose rock, mud, landslides, and sudden obstacles.

• Wildlife encounters, including snakes, insects, jaguars, monkeys, and other unpredictable animals.

• Environmental conditions, including heat, humidity, flooding rivers, storms, and rapid weather changes.

• Security risks, including political unrest, strikes, theft, or regional conflicts.

• Transportation risks from buses, boats, small planes, or jeeps in remote areas.

• Cultural risks when visiting Indigenous communities, where photography, personal conduct, and entry into homes are regulated by cultural and legal protections.

Indigenous Communities & Legal Protections #

I acknowledge that some Indigenous communities in Colombia enjoy special legal protections under Colombian and international law. I agree to follow all protocols as directed by Mountain Bike Colombia, including:

• No unauthorized photography.

• No collecting or providing personal contact information from persons in the communities.

• No entering private spaces without explicit permission.

• Full respect for cultural traditions, ceremonies, and leaders.

I understand that violations of these rules may result in immediate removal from the adventure, potential legal consequences, or actions taken by the communities themselves.

Equipment & Rider Responsibility #

• I confirm that I am an experienced cyclist or have disclosed my skill level honestly.

• I accept responsibility for bringing and maintaining a properly functioning bike (if bringing my own).

• I understand that e-bikes are restricted on certain adventures (including Amazon and MaxAir) due to safety and logistical concerns.

• I will carry sunscreen, insect repellent, rain gear, hydration, and any medications required for my personal health.

• I have disclosed all medical conditions to the ride leadership and provided emergency contact information.

Release of Liability #

By booking, placing a deposit, or signing this agreement, I release, discharge, and hold harmless Mountain Bike Colombia, its owners, employees, guides, affiliates, contractors, and associated personnel from any and all liability, claims, demands, or causes of action arising from my participation, whether caused by negligence, acts of God, or other factors beyond their control.

This release covers but is not limited to:

• Injuries, illnesses, or death.

• Loss or damage of property.

• Delays, cancellations, or changes in itinerary due to weather, politics, natural disasters, or logistical issues.

Participant’s Commitments #

• I will follow the instructions of Mountain Bike Colombia guides at all times.

• I accept that weather, trail, and cultural conditions may change plans unexpectedly.

• I agree to maintain respectful conduct toward local communities, guides, and fellow participants.

• I accept responsibility for my own actions and any consequences resulting from them.

Special Provisions for Minors #

If the participant is under 18, I, the parent or legal guardian, acknowledge that I have read and accepted all terms on their behalf. I confirm that the minor understands the risks to the extent reasonably possible and consents to participate.

Final Acknowledgment #

By placing my deposit or signing this agreement, I confirm that I have read, understood, and accepted this Assumption of Risk and Release of Liability. I acknowledge that it is a legally binding document and that I am waiving certain legal rights by signing.

2. Booking Process #

• Reserve your spot by visiting our website or contacting our team via chat, email, or phone.

• Once confirmed, you will receive an email with your itinerary, packing list, and payment instructions.

3. Payment Terms #

• A per-person reservation deposit (listed on each adventure page) secures your booking.

• Remaining balance is due upon check-in in Colombia.

• Payments:

  • Credit card (+5% service fee).

  • Cash in COP (Colombian pesos) with a 5% discount to offset exchange costs.

4. Cancellation Policy #

By Participant:

• Deposits are fully refundable if cancellation is made 61 days or more before the adventure start date.

• If cancellation is made 60 days or less before the start date, the deposit becomes non-refundable.

• If cancellation occurs 61+ days prior, you may also choose to:

  • Transfer your deposit to another adventure, OR

  • Keep it on account for a future trip within the same calendar year.

By Mountain Bike Colombia:

• If we must cancel due to circumstances beyond our control (war, natural disasters, political unrest, etc.):

  • Participants will receive a full refund of deposits paid, plus a free deposit credit toward a future adventure.

Travel Insurance:

• Strongly recommended. Should cover trip cancellation, interruptions, medical expenses, evacuation, and unforeseen events.

How to Cancel:

• All cancellation requests must be submitted by email to info@mountainbikecolombia.com.

5. Trip Modifications #

Mountain Bike Colombia may adjust itineraries, routes, or accommodations when necessary due to factors beyond our control (e.g., weather, wildlife activity, water levels, or community availability).

These modifications ensure safety, quality, and respect for local conditions. Flexibility is a key part of every wilderness adventure.

6. Participant Requirements #

• Meet the minimum age and skill level required for the chosen adventure.

• Maintain reasonable fitness and stamina; Amazon adventures may involve discomfort in remote conditions.

• Previous mountain biking experience is recommended but not always mandatory.

• All participants must sign the Release of Liability Waiver before the trip begins.

• Minors: Parents/guardians must ensure the minor meets all physical and skill requirements, and must accompany them on the trip unless otherwise arranged in writing.

7. Safety & Responsibility #

• Safety is our top priority, but it requires shared responsibility.

• Participants must follow guide instructions and established safety practices at all times.

• By booking, participants confirm they:

  • Accept the inherent risks of mountain biking.

  • Understand that medical care may be delayed in remote areas.

  • Are physically capable of participating.

  • Will carry personal travel/medical insurance coverage.

• For minors: Parents/guardians accept full legal and financial responsibility for their child’s safety, conduct, and compliance with these terms.

• E-Bike Booking Policy (E-Bike Disclaimer) #

  • E-Bike Policy:

    • E-bikes are welcome on many Mountain Bike Colombia adventures.

    • Exceptions: E-bikes are not permitted on the Amazon MTB Adventures (5–9 days) or the MaxAir Adventure.

    • Reasoning:

      • Amazon Adventures → lack of charging facilities, remoteness, and transport complications with batteries in boats, small planes, and jungle terrain.

      • MaxAir Adventure → cable systems are weight-sensitive; the additional mass of e-bikes creates unacceptable safety risks for the group and equipment.

    • Riders bringing e-bikes on other adventures must notify us in advance so we can confirm suitability and logistics.

8. Code of Conduct #

Respectful behavior is a core condition of joining a Mountain Bike Colombia adventure. Participants must:

Indigenous Community Protocols #

• Follow all cultural, social, and safety protocols established by our guides and the Indigenous communities we visit.

• Photography: No photos or videos may be taken without clear permission from both the guide and the community. Unauthorized photography is a serious violation.

• Personal Information: Collecting private contact details (phone numbers, social media, etc.) from community members is strictly prohibited.

• Homes & Spaces: Entering community homes or private spaces without an explicit invitation is forbidden.

Legal Status of Communities #

Many of the Indigenous communities we work with hold special legal protections under Colombian law and international frameworks (including the United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples). Violations of their protocols may therefore:

• Constitute a legal offense.

• Result in legal action against the participant.

• Lead to immediate removal from the adventure at the participant’s own expense.

• Cause permanent exclusion from future Mountain Bike Colombia adventures.

General Conduct #

• Show respect for local communities, wildlife, and ecosystems.

• Engage in sustainable travel practices and minimize environmental impact.

• Approach every adventure with gratitude, patience, and flexibility—qualities essential in remote and unpredictable wilderness environments.

9. Policy Updates #

This policy may be updated at any time without prior notice. Participants are responsible for reviewing it before booking.

Agreement #

By booking a Mountain Bike Colombia adventure, you acknowledge that you:

1. Have read, understood, and accepted this policy.

2. Fully accept the inherent dangers of mountain biking.

3. Accept the risks associated with delayed or limited medical care in remote areas.

4. Accept the responsibility of respecting Indigenous protocols, including rules on photography, personal contact, and private spaces.

5. Understand that violations may result in legal consequences under Colombian and international law.

6. Agree to abide by the terms, conditions, and responsibilities outlined herein.

7. For minors: Parents or legal guardians confirm they have read and accepted these terms on behalf of their child, and accept full responsibility for the child’s participation and conduct.

For questions or clarifications, contact us at info@mountainbikecolombia.com.

We look forward to sharing unforgettable, challenging, and transformative adventures in the heart of wild Colombia with you.

En Español:

Política de Reservas de Aventuras MTB #

Actualizado: 13 de septiembre de 2025

En Mountain Bike Colombia, es un honor compartir con nuestros invitados la emoción y el reto del ciclismo de montaña en áreas silvestres. Por favor, lea cuidadosamente esta política antes de reservar. Al reservar una aventura, usted acepta plenamente y está de acuerdo con estos términos.

Asunción de Todos los Riesgos, Liberación de Responsabilidad y Acuerdo de Exoneración #

Reconocimiento y Aceptación de Riesgos #

Al inscribirme y unirme a cualquier aventura de Mountain Bike Colombia, reconozco que participo voluntariamente en una actividad de ciclismo de montaña potencialmente peligrosa en regiones remotas y accidentadas de Colombia. Entiendo que el ciclismo de montaña, los viajes en regiones en desarrollo y las actividades asociadas —incluyendo transporte en buses, lanchas y aviones— implican riesgos inherentes que pueden resultar en lesiones personales, enfermedades, daños a la propiedad o incluso la muerte.

Asimismo, entiendo que la atención médica calificada puede estar a horas o incluso días de distancia, y que en regiones remotas como el Amazonas la evacuación puede retrasarse o no estar disponible. Aunque los guías de Mountain Bike Colombia están entrenados en primeros auxilios básicos, no son profesionales médicos, y no se puede garantizar la atención oportuna en emergencias.

Riesgos Específicos de Colombia #

Reconozco los riesgos únicos asociados con viajar en Colombia, incluyendo pero no limitándose a:

• Terreno impredecible con descensos pronunciados, rocas sueltas, barro, deslizamientos y obstáculos repentinos.

• Encuentros con fauna, incluyendo serpientes, insectos, jaguares, monos y otros animales impredecibles.

• Condiciones ambientales como calor, humedad, ríos crecidos, tormentas y cambios climáticos repentinos.

• Riesgos de seguridad como disturbios políticos, huelgas, robos o conflictos regionales.

• Riesgos de transporte en buses, lanchas, avionetas o jeeps en áreas remotas.

• Riesgos culturales al visitar comunidades indígenas, donde la fotografía, la conducta personal y la entrada a viviendas están reguladas por protecciones culturales y legales.

Comunidades Indígenas y Protecciones Legales #

Reconozco que algunas comunidades indígenas en Colombia gozan de protecciones legales especiales bajo la ley colombiana e internacional. Acepto seguir todos los protocolos establecidos por Mountain Bike Colombia, incluyendo:

• No tomar fotografías sin autorización.

• No recopilar información de contacto personal.

• No entrar en hogares privados sin permiso expreso.

• Mostrar respeto pleno a tradiciones culturales, ceremonias y autoridades.

Entiendo que violar estas reglas puede resultar en remoción inmediata de la aventura, posibles consecuencias legales o acciones tomadas por las comunidades mismas.

Equipo y Responsabilidad del Ciclista #

• Confirmo que soy un ciclista con experiencia o que he declarado honestamente mi nivel de habilidad.

• Acepto la responsabilidad de traer y mantener en buen estado una bicicleta funcional (si es propia).

• Entiendo que las e-bikes están restringidas en ciertas aventuras (incluyendo Amazonas y MaxAir) por razones de seguridad y logística.

• Llevaré protector solar, repelente de insectos, ropa impermeable, hidratación y cualquier medicamento necesario para mi salud personal.

• He informado a los líderes de la actividad sobre mis condiciones médicas y he proporcionado información de emergencia.

Liberación de Responsabilidad #

Al reservar, pagar un depósito o firmar este acuerdo, libero, descargo y eximo de responsabilidad a Mountain Bike Colombia, sus propietarios, empleados, guías, afiliados, contratistas y personal asociado de cualquier y toda responsabilidad, reclamos, demandas o causas legales que puedan surgir de mi participación, ya sea por negligencia, causas naturales u otros factores fuera de su control.

Esto cubre, entre otros:

• Lesiones, enfermedades o muerte.

• Pérdida o daño de propiedad.

• Retrasos, cancelaciones o cambios en itinerarios por clima, política, desastres naturales o problemas logísticos.

Compromisos del Participante #

• Seguiré en todo momento las instrucciones de los guías de Mountain Bike Colombia.

• Acepto que las condiciones climáticas, culturales o del sendero pueden alterar los planes de manera inesperada.

• Me comprometo a mantener un comportamiento respetuoso hacia comunidades locales, guías y demás participantes.

• Acepto la responsabilidad de mis propias acciones y sus consecuencias.

Disposiciones Especiales para Menores #

Si el participante es menor de 18 años, yo, el padre, madre o tutor legal, reconozco que he leído y aceptado todos los términos en su nombre. Confirmo que el menor entiende los riesgos en la medida de lo posible y consiente en participar.

Reconocimiento Final #

Al pagar mi depósito o firmar este acuerdo, confirmo que he leído, entendido y aceptado esta Asunción de Riesgo y Liberación de Responsabilidad. Reconozco que es un documento legalmente vinculante y que renuncio a ciertos derechos legales al firmarlo.

2. Proceso de Reserva #

• Reserve su lugar en nuestro sitio web o contactando a nuestro equipo por chat, correo electrónico o teléfono.

• Una vez confirmado, recibirá un correo con su itinerario, lista de empaque e instrucciones de pago.

3. Términos de Pago #

• Un depósito por persona (indicado en cada página de aventura) asegura la reserva.

• El saldo restante se paga al registrarse en Colombia.

• Pagos:

  • Tarjeta de crédito (+5% de comisión).

  • Efectivo en COP con 5% de descuento para compensar costos de cambio.

4. Política de Cancelación #

Por el participante:

• Los depósitos son reembolsables al 100% si la cancelación se realiza con 61 días o más de antelación.

• Con 60 días o menos, el depósito no es reembolsable.

• Con 61+ días, también puede optar por:

  • Transferir su depósito a otra aventura, o

  • Mantenerlo como crédito para un viaje futuro en el mismo año calendario.

Por Mountain Bike Colombia:

• Si debemos cancelar por causas fuera de nuestro control (guerra, desastres naturales, disturbios políticos, etc.), los participantes recibirán:

  • Reembolso completo del depósito pagado, y

  • Un crédito de depósito gratuito para una aventura futura.

Seguro de viaje:
Altamente recomendado. Debe cubrir cancelación, interrupciones, gastos médicos, evacuación y eventos imprevistos.

Cómo cancelar:
Las solicitudes deben enviarse por correo electrónico a info@mountainbikecolombia.com.

5. Modificaciones de Viaje #

Mountain Bike Colombia puede ajustar itinerarios, rutas o alojamientos cuando sea necesario debido a factores fuera de nuestro control (clima, niveles de agua, actividad de fauna, disponibilidad comunitaria).

6. Requisitos del Participante #

• Cumplir con la edad mínima y el nivel de habilidad requeridos.

• Mantener condición física razonable; en el Amazonas puede haber incomodidades propias de la región.

• Experiencia previa en MTB es recomendada pero no siempre obligatoria.

• Todos deben firmar la Liberación de Responsabilidad antes de iniciar.

• Menores: Los padres/tutores deben asegurar que el menor cumple los requisitos y acompañarlo, salvo acuerdo escrito.

7. Seguridad y Responsabilidad #

• La seguridad es nuestra prioridad, pero requiere responsabilidad compartida.

• Los participantes confirman que:

  • Aceptan los riesgos inherentes del MTB.

  • Entienden que la atención médica puede retrasarse.

  • Son físicamente capaces de participar.

  • Poseen seguro personal de viaje/salud.

• Menores: Padres/tutores aceptan plena responsabilidad legal y financiera por la seguridad y conducta de sus hijos.

Política de E-Bikes #

• Bienvenidas en muchas aventuras, excepto:

  • Amazonas (5–9 días): no hay facilidades de carga, condiciones de transporte y riesgos con baterías.

  • MaxAir Adventure: sistemas de cable sensibles al peso; las e-bikes exceden los límites seguros.

Quienes traigan e-bikes deben informarlo con anticipación para confirmar logística.

8. Código de Conducta #

Protocolos con Comunidades Indígenas #

• Seguir todas las normas culturales, sociales y de seguridad.

• Fotografía: Solo con autorización del guía y la comunidad.

• Información personal: Prohibido recopilar contactos privados.

• Hogares: No ingresar sin invitación expresa.

Estatus legal de comunidades #

Muchas comunidades indígenas cuentan con protecciones especiales en la ley colombiana e internacional (incluyendo la Declaración de la ONU sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas). Violaciones pueden:

• Constituir delito.

• Generar acción legal.

• Resultar en expulsión inmediata y a su propio costo.

• Implicar exclusión permanente de futuras aventuras.

Conducta general #

• Respetar comunidades, fauna y ecosistemas.

• Practicar turismo sostenible y minimizar impacto.

• Mantener gratitud, paciencia y flexibilidad.

9. Actualizaciones de la Política #

Esta política puede actualizarse en cualquier momento sin aviso previo. Los participantes son responsables de revisarla antes de reservar.

Acuerdo #

Al reservar con Mountain Bike Colombia, usted confirma que:

• Ha leído, entendido y aceptado esta política.

• Acepta plenamente los riesgos inherentes del MTB.

• Reconoce los riesgos de atención médica limitada.

• Acepta la responsabilidad de respetar protocolos indígenas.

• Entiende que violaciones pueden tener consecuencias legales.

• Acepta cumplir con todos los términos aquí establecidos.

• En el caso de menores, padres/tutores aceptan la responsabilidad plena.

Para preguntas o aclaraciones, contáctenos en info@mountainbikecolombia.com.

Esperamos compartir con usted aventuras inolvidables, desafiantes y transformadoras en el corazón de la Colombia salvaje.